Quanto custa uma secretária virtual para clínica: o que entra no preço de cada opção
O custo de uma secretária virtual para clínica depende do que se chama de secretária virtual: pode ser uma pessoa que atende à distância, um chatbot de menu ou um atendente de IA ligado ao WhatsApp e à agenda. Cada um cobra de um jeito, por pacote de horas ou de atendimentos, por licença mensal ou por implantação e mensalidade com volume de conversas. A conta que decide não é o valor da mensalidade, e sim o custo por paciente agendado, comparado com o que a clínica perde hoje com mensagem sem resposta, falta e orçamento parado. A Olga.ai não tem tabela pública: o valor é apresentado depois de um teste grátis de 14 dias, de acordo com o porte da clínica e o volume de atendimentos.
Este texto mostra o que entra no preço de cada opção, o que faz o valor subir ou descer e como fazer a conta antes de assinar qualquer contrato. Não traz valores de mercado de propósito: eles mudam por cidade, por fornecedor e por volume, e um número solto mais atrapalha do que ajuda.
"Secretária virtual" pode ser três coisas diferentes
Antes de comparar preço, vale saber o que está sendo comparado. No Brasil, o termo é usado para serviços bem diferentes:
| Opção | Como funciona | Como costuma ser cobrada |
|---|---|---|
| Secretária remota (uma pessoa) | Uma pessoa ou uma empresa atende o WhatsApp e o telefone da clínica à distância, no horário contratado. | Pacote mensal de horas, de ligações ou de atendimentos. Horário estendido e fim de semana costumam ter custo à parte. |
| Chatbot de menu | Respostas automáticas por opções fixas ("digite 1 para agendar"). | Licença mensal da plataforma, às vezes com cobrança por número de contatos ou de mensagens, mais a configuração do fluxo. |
| Atendente de IA | Uma IA lê a mensagem escrita do jeito que o paciente escreveu, responde dentro das regras da clínica e marca na agenda. | Implantação ou configuração inicial e mensalidade, em geral com uma franquia de conversas ou de pacientes por mês. |
A referência de comparação quase sempre é a secretária presencial, contratada pela clínica. O custo dela não é só o salário: entram encargos, férias, 13º, benefícios, treinamento e a cobertura quando ela falta ou sai de férias. E o horário dela é o horário comercial, enquanto boa parte das mensagens chega à noite e no fim de semana.
A diferença entre as três opções vai além do preço. O que cada uma resolve e onde cada uma falha está em secretária, chatbot de menu ou atendente de IA: o que usar no WhatsApp da clínica.
O que faz o preço subir ou descer
Seja pessoa, chatbot ou IA, os mesmos fatores mexem no valor:
- Volume de conversas por mês. Uma clínica que anuncia e recebe dezenas de contatos por dia não tem o mesmo custo de atendimento de um consultório que recebe poucos.
- Horário coberto. Atender só no horário comercial custa menos do que atender 24 horas, inclusive à noite, no fim de semana e no feriado. Para uma IA, essa diferença praticamente some; para uma pessoa, não.
- Número de agendas e de profissionais. Cada profissional, unidade ou tipo de consulta acrescenta regras.
- Integração com a agenda. Marcar direto no sistema da clínica dá mais trabalho na implantação do que só anotar o pedido para alguém confirmar depois. Veja como funciona a integração do WhatsApp com o Clinicorp e o Google Agenda.
- O que está incluído além de responder. Confirmação na véspera, retorno de orçamentos, resumo diário, relatórios e acompanhamento das regras são partes que alguns fornecedores incluem e outros cobram à parte.
- Custo do próprio WhatsApp. Soluções que usam a API oficial do WhatsApp podem ter cobrança da Meta por mensagens que a empresa inicia fora de uma conversa aberta. Pergunte se isso está incluído no preço.
Como fazer a conta antes de contratar
O jeito mais honesto de comparar opções é olhar o custo por agendamento, e não a mensalidade isolada. A conta tem três passos:
- Some o custo mensal total da opção: mensalidade, implantação dividida pelos meses de contrato e qualquer cobrança por volume.
- Conte os agendamentos que ela gerou ou ajudou a gerar no mês. No caso de uma IA, separe os que ela fez sozinha dos que ela começou e a equipe fechou. Os dois contam, mas de formas diferentes.
- Divida o custo pelos agendamentos e compare com o que vale, para a clínica, um paciente a mais na avaliação.
Para ter uma ideia de como essa contagem aparece na prática: numa clínica odontológica de Aracaju que usa a Olga, o resumo de 6 de novembro de 2026 registrou 15 agendamentos no dia. Seis foram feitos pela IA sozinha e quatro foram começados por ela e fechados pela equipe. É um dia de uma clínica, não uma média nem uma promessa, mas mostra o tipo de número que entra nessa conta.
Do outro lado da balança está o custo de não responder: o paciente que chamou às 22h e marcou em outra clínica, a consulta que ficou vazia porque ninguém confirmou e o orçamento que esfriou sem retorno. Esse custo não aparece em nenhuma proposta, mas é ele que define se a ferramenta se paga. Dois textos ajudam a medi-lo: como responder o WhatsApp da clínica fora do horário e como reduzir faltas de pacientes.
Custos que não aparecem na proposta
- Tempo da equipe na implantação. Alguém da clínica precisa explicar procedimentos, regras de preço e o jeito de falar da recepção. Pergunte quantas horas isso toma.
- Ajustes depois de ligar. Toda ferramenta erra no começo. Saber quem corrige, em quanto tempo e se isso tem custo evita surpresa.
- Saída. Se a clínica cancelar, o número continua dela? As conversas e os dados ficam com quem? Existe multa?
- Dados dos pacientes. Conversas de clínica envolvem dados de saúde. O contrato precisa dizer para que eles são usados, como pede a LGPD. Os cuidados estão em o que a IA pode e não pode fazer no atendimento de clínica.
Perguntas para fazer ao fornecedor
- O preço tem franquia de conversas ou de pacientes? O que acontece se a clínica passar dela?
- A implantação está incluída? Quem configura e quanto tempo leva?
- Ela agenda direto no meu sistema ou só anota o pedido?
- Confirmação de consulta e retorno de orçamentos estão incluídos?
- Dá para testar com os meus pacientes antes de pagar?
- Como fico sabendo do que foi agendado, e com quais números vou avaliar o resultado?
- Existe termo de tratamento de dados? Para que mais as conversas são usadas?
Como funciona o preço da Olga.ai
A Olga.ai não publica tabela de preços porque o custo de atender uma clínica depende do volume de conversas e do porte da operação, e esses números só aparecem com a clínica funcionando. Por isso a ordem é inversa: primeiro o teste grátis de 14 dias, na operação real e com os pacientes de verdade; no dia 12, uma conversa de resultado com o antes e depois; e só então o valor, com os números do teste na mesa. Se não fizer sentido, o WhatsApp é desconectado e a clínica fica com o relatório do período.
- Dia 1Conexão por vídeo. O WhatsApp é conectado numa chamada, e você manda uma mensagem como paciente para ver a Olga responder e agendar.
- Dias 2 a 4Modo sugestão. A Olga escreve e a equipe aprova. Cada correção vira regra.
- Dias 4 e 5Noite e fim de semana. Ela passa a responder sozinha fora do expediente.
- Dias 5 a 14Rotina completa. Responde, agenda, confirma e retoma quem parou no meio do caminho.
- Dia 12Conversa de resultado. O antes e depois, com os números do próprio teste. O valor é apresentado nessa conversa.
O passo a passo completo está em como funciona uma recepcionista de IA no WhatsApp, e o que a Olga faz em cada especialidade está na página de atendente de IA no WhatsApp para clínicas.
Perguntas frequentes
Quanto custa uma secretária virtual para clínica?
Depende do tipo. Uma secretária remota, que é uma pessoa, costuma ser cobrada por pacote de horas ou de atendimentos. Um chatbot de menu, por licença mensal. Um atendente de IA, por implantação e mensalidade com uma franquia de conversas. A comparação justa é o custo por agendamento, não a mensalidade isolada.
Um atendente de IA sai mais barato que uma secretária?
Depende do volume de conversas e do que está incluído, e a comparação não é direta: a IA não substitui a recepção. Ela cobre a noite, o fim de semana e a rotina repetitiva, e a equipe fica com o acolhimento, os casos delicados e o fechamento. O que vale comparar é quanto custa cada agendamento e quantos pacientes deixam de ser perdidos.
A Olga.ai tem tabela de preços?
Não. O valor é apresentado na conversa de resultado, no dia 12 do teste grátis, de acordo com o porte da clínica e o volume de atendimentos, com os números do próprio teste na mesa.
O teste grátis de 14 dias tem algum custo ou compromisso?
Não. O teste é grátis e acontece na operação real da clínica. Se no fim não fizer sentido, o WhatsApp é desconectado e a clínica fica com o relatório do período.
O que deve estar incluído no preço de um atendente de IA para clínica?
No mínimo: implantação, resposta no WhatsApp a qualquer hora, agendamento, confirmação na véspera, aviso à equipe e um termo de tratamento de dados. Retorno de orçamentos, resumo diário e acompanhamento das regras fazem diferença e precisam estar claros na proposta.